Middin: 'We kunnen nu cijfermatig laten zien waar we echt op moeten sturen.’
  • case

Middin: 'We kunnen nu cijfermatig laten zien waar we echt op moeten sturen.’

De Rijswijkse zorgverlener Middin kon zelf wel een helpende hand gebruiken op het gebied van datamanagement. En dus trok regiomanager Jan Verheij, destijds als IT manager, KVL aan om een slim en handzaam data-ecosysteem voor Middin te ontwikkelen. En dat is gelukt.

Middin logo3

“Middin ondersteunt volwassenen en kinderen met een beperking bij het leiden van hun eigen leven, op een manier zoals zij dat het liefst willen. Met bijna 5.000 mensen bieden wij zorg aan ruim 6.000 mensen. Maar we kampten met een oud datawarehousesysteem, met een grote afhankelijkheid van een leverancier en het probleem dat de veelheid aan data niet op een betrouwbare wijze zichtbaar gemaakt kon worden voor belanghebbenden in de organisatie. Veel afdelingen werkten met haar eigen gegevens. Dat zorgde voor veel ruis, onzekerheid en onnodig tijdverlies. Uiteindelijk hebben we het oude datawarehousesysteem vervangen door een structureel, centraal datawarehouse. Hierin komen verschillende informatiebronnen centraal bij elkaar. De datawarehouse en de dashboards werken in feite als een soort data-ecosysteem.”

Hanteerbaar voor iedereen

“Van belang is ook vooral dat iedereen er goed mee kan werken. Ook niet-technische collega’s. We hebben meer dan 100 leidinggevenden (regiodirecteuren, zorgmanagers en managers in ondersteunende diensten) die informatie moeten kunnen vinden. We hebben veel locaties, veel verschillende doelgroepen en verschillende financiers. We verzamelen data over de zorg die we leveren. Financieel, maar ook op het gebied van planning, kwaliteit en tevredenheid. Geen losse lijsten meer, maar handige dashboards die de informatie met elkaar verbindt. Samen met een klein team van KVL hebben we een Power BI tool gerealiseerd waarin dagelijks dashboards en reports te raadplegen zijn. Het bouwen hiervan is gezamenlijk gedaan door KVL en interne medewerkers. Zo heeft KVL onze teams gecoacht en getraind om deze taken later zelf uit te kunnen voeren. Dat is essentieel voor een werkbaar data-ecosysteem vind ik.”

Van cijfers naar proces

“Voordat we het Informatieloket hadden, werd onze BI omgeving ook wel eens een black Box genoemd. Niemand wist precies hoe het werkte en vooral of de informatie die eruit voortkwam ook klopte. Dat is vreselijk natuurlijk, want daardoor ging veel tijd in vergaderingen al op aan discussiëren over de juistheid van de cijfers. Plus: veel mensen waren veel tijd kwijt aan het verzamelen van informatie. Nu is de focus verlegd van cijfers naar proces. De cijfers heb ik niet meer nodig, die kan ik elke dag zelf zien. Het gaat nu om de toelichting erop. Wat gaat er goed en wat gaat er slecht, en vooral ook waarom? Een van de zorgmanagers zei: ‘Ik heb nu eindelijk het idee dat we eindelijk een discussie over de juiste dingen hebben.’ Dat vind ik mooi. Bovendien kunnen we nu cijfermatig laten zien, wat we vanuit de ervaring al vermoeden. Denk bijvoorbeeld aan cijfers rondom uitstroom van medewerkers, medewerkerstevredenheid, ziekteverzuim en een druk op financiën. Je voelt aan dat het een met het ander te maken heeft en dat kunnen we nu ook in 1 dashbord-omgeving terugzien.

De vraag is breder dan gesteld

“De samenwerking met KVL verliep heel goed. Al in een vroeg stadium werkten we nauw samen en gaf Vincent de Leeuw ons het vertrouwen dat we gezamenlijk hetzelfde doel nastreefden. We hebben samen met KVL niet alleen de technische oplossing gemaakt, maar ook de organisatie stappen laten maken. De consultants gingen namelijk ook met eindgebruikers in gesprek. Veel praten, vragen stellen en proberen om het grotere plaatje te zien. De vraag is vaak breder dan dat je ‘m stelt, zeiden ze. En dat klopt ook. Wat we nodig hadden was niet alleen een data-ecosysteem, maar een datastrategie. Uiteindelijk hebben we bijna twee jaar lang drie KVL’ers over de vloer gehad, waarbij ook juniors een kans kregen en wij toch over genoeg senioriteit konden beschikken. Dat vind ik sterk. Middin bleef product owner en KVL was de rij-instructeurs die we nodig hadden. We vonden het bijna jammer toen alle trainingen erop zaten. Nu hebben we nog steeds met enige regelmaat contact, maar dan op service-levelniveau. We zijn letterlijk ontzorgd.”

Groei door data

We geven data al 20 jaar waarde én een gezicht. Maak vrijblijvend een afspraak, we helpen je graag op weg met Data & Analytics.

Direct contact