Dashboarding is als tool onmisbaar om je concurrentiepositie te versterken. De technische mogelijkheden van vandaag maken het mogelijk om je processen te monitoren en bijna real-time inzichten te genereren. Niet alleen van je eigen processen en resultaten maar ook de nieuwste marktontwikkelingen zijn met goede dashboarding te volgen en daarmee strategisch en tactisch bij te sturen.
In dit artikel delen we 8 best practices die je helpen om de effectiviteit van je dashboards te maximaliseren.
1. Zoek het probleem achter het probleem
Voordat je een dashboard ontwikkelt, is het cruciaal om te bepalen welk probleem of doel je wilt adresseren met de inzichten die je hoopt te verkrijgen. Het essentiële probleem of doel moet duidelijk zijn. Houd je focus op op het werkelijke doel: het creëren van Business Value.
Als je doel scherp is, moet je vervolgens bepalen welke informatie je daarvoor nodig hebt. De verwachting dat data onmiddellijk vertelt wat er goed en fout gaat in je organisatie en welke kansen er zijn, is onrealistisch. Het idee dat compleet nieuwe inzichten zomaar ontstaan uit de vele artikelen over big data, is een misvatting.
Vertrouw er niet op dat een dashboard al het werk voor je doet. Een dashboard is een technisch hulpmiddel dat belangrijke stuurinformatie kan geven binnen een welomschreven gebied. Het werkt pas effectief als je een helder beeld hebt van de impact die je wilt realiseren. Dit vereist serieus denkwerk over de juiste probleemstelling en continue samenwerking met je technische collega’s. Zowel in de front end (wat je ziet van het dashboard) als in de back end (de technische achterkant) moet gerealiseerd worden wat nodig is om het dashboard optimaal te laten functioneren.
2. Maak de werking van je dashboard concreet
We zien vaak de neiging om te lang in de planningsfase te blijven zonder tot scherpere inzichten te komen. De tweede Best Practice is om, zodra het probleem duidelijker wordt, de werking van het dashboard direct concreet te maken in schetsen. Schets samen met gebruikers voor meer context en effectieve oplossingen, waarbij goede dashboard-begeleiders, of Dashboard Stewards, de gebruikers meenemen in de verschillende visualisatiemogelijkheden. Dit helpt om beter te begrijpen waar data-inzichten kunnen bijdragen aan procesverbeteringen.
Concretisering betekent ook dat je de juiste KPI’s definieert: welke maken het verschil en waarom? Probeer drie typen KPI’s mee te nemen om de potentiële impact van je dashboard te valideren:
- Remmers van de business die gemonitord en gemanaged moeten worden.
- Bestaande drivers voor je business die je kunt optimaliseren.
- Nieuwe drivers die je organisatie kunnen helpen om te groeien.
Het is belangrijk om samen met gebruikers te werken aan deze schetsen en definities, zodat het dashboard effectief bijdraagt aan het oplossen van problemen en het verbeteren van processen.
3. Maak van visualisatie geen sluitpost
Data visualiseren is in de meeste ontwikkeltrajecten van een dashboard de laatste stap, na een lange technische weg van bronnen ontsluiten, data warehouse ontwikkelen, datakwaliteit verbeteren, data governance organiseren enzovoort. Visualisatie wordt vaak afgeraffeld om de deadline te behalen, met als resultaat:
- Er is niet goed nagedacht over welke visualisaties wel of niet werken.
- Het dashboard is niet gebruiksvriendelijk en levert geen heldere informatie en inzichten.
- Het dashboard wordt niet (of maar door een paar doorzetters) goed gebruikt.
Het kost tijd om te bepalen hoe informatie optimaal kan worden gevisualiseerd in een dashboard; het zal je ook zeker niet in één iteratie lukken. Maar door vanaf het begin samen met de gebruikers te werken aan een heldere visualisatie zorg je ervoor dat ze de werking intuïtief begrijpen en effectiever kunnen werken. Hierdoor zullen ze sneller betrokken raken en de uitkomsten van het dashboard kunnen plaatsen in het bedrijfs(data)verhaal.
4. Maak het verband tussen de data en je business value expliciet
Dashboards zijn een opsomming van cijfers en visualisaties. Maar er zit altijd een verhaal achter deze cijfers en visualisaties. Ze zeggen iets over de route die je aflegt (en het tempo waarin je dat doet) op weg naar je bedrijfsdoelen. Dit verhaal wordt maar zelden goed verteld in een standaard dashboard. Een goed overgedragen onderliggend dataverhaal (‘waarom hebben we dit dashboard en hoe kan het ons helpen?’) maakt het mogelijk om:
- De lijn in (grote aantallen) cijfers te zien.
- Oorzaken en gevolgen in beeld te krijgen.
- Concrete acties te verbinden aan de gepresenteerde informatie.
Vertel in je toelichting op en training van het dashboard de redenen erachter, de uitdagingen die er liggen, de hulpmiddelen die er zijn en de mogelijke routes naar oplossing van de uitdagingen of problemen. Hoe meer context je schetst (het ‘waarom’ van kijken naar informatie; het doel, de interpretatie, de mogelijke inzichten en acties), hoe makkelijker het wordt voor de gebruikers van je dashboard om met creatieve suggesties te komen (het ‘hoe’; de route).
5. Investeer in de Data Literacy van de gebruikers
Je business verbeteren doe je niet alleen met data, maar vooral met je mensen. Een dashboard kan jouw medewerkers helpen om tot nieuwe inzichten en betere besluiten te komen dus daarom is het belangrijk dat het vermogen van je medewerkers om dashboards goed te interpreteren, ook wel Dashboard Literacy genoemd, wordt ontwikkeld.
Bijna niemand maakt een instinctieve klik met dashboards, dus een goede introductie en training bij het daadwerkelijk gebruik in de persoonlijke werkcontext is essentieel. Datagedreven werken is namelijk fundamenteel anders dan de traditionele manier van werken, met andere vragen en oplossingen. Gebruikers moeten hierin getraind worden. Volg het 70/20/10-trainingsprincipe voor een hoger trainingsrendement: 70% praktijkgerichte opdrachten en coaching op individueel niveau, 20% teamsessies aan de hand van specifieke cases, en 10% traditionele trainingssessies voor de basics. En laat je medewerkers ook trainingen volgen in datavisualisatie en een datavisualisatietool als Power BI, Qlik of Tableau.
6. Zet alle visualisaties om in acties
Bied jouw medewerkers handvatten aan om de visualisaties te interpreteren en geef advies over concrete acties zodat ze de vertaalslag naar hun werkpraktijk niet helemaal zelf hoeven te maken. Dit kun je in besprekingen doen, maar het levert nog meer op om concrete inzichten en acties toe te voegen aan het dashboard. Als je de handvatten baseert op heldere ‘business rules’ kun je ze inbouwen in het dashboard: je legt als het ware een database aan met verzamelde inzichten en mogelijke acties. Die kunnen (deels) automatisch gegenereerd worden.
Formuleer de inzichten bijvoorbeeld als een redenering, met een aanleiding en een conclusie, om te voorkomen dat het koude instructies worden. Met goede begeleiding en ondersteuning, bijvoorbeeld via een OKR-benadering (Objectives & Key Results), kan iedereen een verband leggen tussen de informatie uit het dashboard en zijn eigen bijdrage aan de beoogde verbetering(en).
7. Gebruik wat je hebt en meet het gebruik
Wie een nieuw dashboard test of in de eerste gebruiksperiode zit wil nog weleens vragen: ‘Kunnen we ook X meten? Hoe zit het eigenlijk met Y?’ Begrijpelijk, maar ook gevaarlijk want deze vragen komen meestal niet Voort uit een werkelijk nieuwe doelstelling. Het is beter om eerst goed te werken met wat je hebt, vanuit je welomschreven ‘problem achter het probleem’, totdat de beoogde waardeverbetering zich daadwerkelijk bewezen heeft. Wat hierbij helpt is bijhouden hoe het dashboard in de organisatie wordt gebruikt: leidt het tot meer of andere discussies of besluiten?
Hoe werken mensen nu anders? Richten ze zich op andere, beter meetbare resultaten? Als dat niet zo is, waar ligt dat dan aan: het dashboard of de omgang ermee? Een dashboard is in essentie een verbetertool: beoordeel het ook met die insteek. Een goed dashboard kan altijd op kleine punten worden aangepast, maar werk eerst aan de acceptatie en het gebruik en pas dan aan een verdere verdieping. Is het voor je gevoel ‘af’ (effectief en waarde toevoegend), dan kun je het dashboard desgewenst gaan uitbreiden aan de hand van verdiepende vragen.
8. Zorg voor continue verbetering met een Dashboard Steward
Als je intensief met data aan de slag gaat, is het goed om ervoor te zorgen dat een interne of externe deskundige verantwoordelijk is voor de optimale inzet en doorontwikkeling van het dashboard. Hij of zij zal de aandacht (blijven) richten op het belang van structurele dashboard-integratie in de bedrijfsprocessen en in de bijbehorende routines van medewerkers.
Deze zogenaamde Dashboard Steward kan regelmatig met de gebruikers inzichten en acties bespreken. Samen bekijken ze hoe de informatie uit de dashboards optimaal geïnterpreteerd en gebruikt kan worden. De Dashboard Steward organiseert inspirerende sessies waarin bruikbare inzichten en acties ontstaan en hij zet zich er ook voor in dat deze daadwerkelijk worden benut. Met name in het begin kan een extern iemand, met frisse blik en de nodige datakennis en business-achtergrond, goed helpen om het gebruik van je dashboards te optimaliseren en naar het ‘next level’ te brengen.
Het begin van een levenscyclus
De oplevering van jouw dashboard(s) is pas het begin van een levenscyclus waarin het dashboard steeds aangepast kan worden aan een nieuwe context en antwoord geeft op nieuwe vragen en nieuwe uitdagingen. Zoals je bedrijf groeit met nieuwe inzichten, creatieve ideeën, nieuwe uitdagingen, zo groeit je dashboard mee. Naarmate je medewerkers meer inzicht krijgen, zal je dashboard ook geavanceerder kunnen worden.
Wil je meer advies over dashboarding en hoe het effectief toegepast kan worden in jouw organisatie om structureel nieuwe inzichten te genereren? Neem hieronder contact met ons op.
